Jurus Sakti Saya Memaksimalkan Perawatan dan Performa Kendaraan Roda Dua – Pakai Excel

Anda mungkin sudah membaca postingan saya terkait cikal bakal bagaimana saya menjadi akrab dengan kegiatan maintenance. Di mana sejak saat itu saya menjadi telaten untuk merawat kendaraan pribadi saya – sampai membukukan segala bentuk riwayat yang terjadi pada kendaraan saya.

Di postingan kali ini, saya akan menunjukkan bagaimana cara saya mencatat riwayatnya.

Vehicle Maintenance Log Book

Saya membuat suatu sistem pencatatan khusus untuk menulis riwayat maintenance pada kendaraan saya yang saya beri nama dengan maintenance log book. Disini saya tulis sedetail mungkin apa saja riwayat aktivitas pemeliharaan, perbaikan, maupun reparasi yang pernah dialami oleh motor saya–termasuk tanggalnya, di mana tempatnya, dan km terakhir ketika aktivitas tersebut dilakukan–seperti ditunjukkan pada contoh dari bagaimana saya mengisi data pada maintenance log tersebut:

Tabel Maintenance Log Book saya

Kenapa saya mau repot-repot merinci itu semua?

• Pertama, pengalaman saya mengalami berbagai macam kondisi yang tidak menyenangkan baik dari ketidaktahuan saya tentang pentingnya penggantian beberapa item wajib seperti oli, dll, maupun kejadian kerusakan unik lainnya yang saya alami selama penggunaan kendaraan saya telah mengajarkan saya banyak pelajaran tentang betapa pentingnya pendokumentasian seperti ini, bahkan bukan hanya dalam konteks pekerjaan saja lantaran karena hanya sebatas tugas administratif: ini memang justru basis data historis kendaraan kita yang nantinya akan dimanfaatkan sebagai bahan keputusan untuk memperlakukan kendaraan dan peralatan kita.
• Kedua, saya tidak bisa selalu mengandalkan ingatan saya tentang hal-hal apa saja yang pernah saya lakukan pada motor saya, tapi bagaimanapun riwayat ini juga penting nantinya andai suatu ketika memang tiba waktunya dia harus diganti. Makanya saya catat saja semuanya daripada harus repot mengingat semuanya, pasti rawan sekali terjadi lupa—dan ini tentu bahaya.
• Ketiga: kalau dicatat pakai Excel, ini bisa memungkinkan saya untuk memantau kapan suatu ketika oli, cairan, atau beberapa komponen tertentu sudah waktunya diganti dengan memanfaatkan permainan formula Excel. Saya hanya perlu mengetahui data tentang Limit Siklus Usia (Life Cycle Limit) dari oli, cairan, atau suku cadang tertentu—misalnya menjelajahi search engine mengunjungi situs web yang menjelaskan tentang usia produknya, atau bisa juga pakai manual book, lalu dari situ gunakan data tersebut sebagai variabel konstan yang nantinya dijadikan acuan dalam rumus Excel—misalnya pakai fungsi MAX-MIN, bisa juga pakai MAXIF mengacu pada KM terkini terhadap KM ketika penggantian dilakukan, dll. Dengan demikian, saya mengotomatisasi perhitungan umur penggunaan kendaraan saya dan menggunakannya sebagai reminder. Nanti saya akan tunjukkan contoh cara saya menyusun template nya.

Intinya disini saya menerapkan predictive maintenance, alias menggunakan data untuk memberitahu saya kapan suatu tindakan perawatan pada motor saya perlu dilakukan.

Trip Logbook

Saya juga punya hobi yang sedikit aneh: melacak penggunaan kendaraan saya dengan menggunakan trip log dengan format seperti berikut.

Sebenarnya selain sekedar hobi, saya membuat sistem pelacakan ini bukan hanya sebatas iseng tanpa tujuan. Melacak trip log atas penggunaan kendaraan yang saya lakukan dimulai dari rasa penasaran sederhana:

Sebenarnya seberapakah efisiensi kendaraan yang saya gunakan sehari-hari ini dilihat dari konsumsi BBM terhadap jarak tempuh yang bisa saya peroleh?

Disini saya mencoba mencari tahu performa kendaraan pribadi saya—dan dalam topik otomotif yang sering saya baca di internet, ternyata hal ini termasuk hot topic. Apabila kita mengunjungi situs web dari maker atau dealer resminya, kita dapat saja menemukan artikel yang menyatakan parameter performa kendaraan tersebut berdasarkan pengujian yang dilakukan di laboratorium pabriknya pakai alat-alat canggih seperti dynotest, atau segala bentuk alat uji lainnya.
Tapi bagaimana dengan penggunaan sehari-harinya—di mana pengguna motor dan orang awam tentu saja tidak mungkin selalu menguji performa kendaraan tersebut setiap hari—dan juga tentu saja itu tergantung dari bagaimana para pengguna menggunakan dan memperlakukan kendaraan pribadinya? Pasti hasilnya bisa saja bervariasi, malah mungkin bisa saja kurang atau melebihi angka dari klaim maker/dealer tersebut. Dan banyak netizen penyuka otomotif juga sering memperdebatkan berapa angka eksaknya tersebut berdasarkan pengalaman penggunaan kendaraan mereka masing-masing.

Dari situ, muncullah ide pribadi di benak saya untuk mencatat setiap detail perjalanan–mulai dari jarak tempuhnya, waktu penggunaannya, sampai pencatatan lokasinya. Yup, singkat cerita ini menjadi semacam diary pribadi saya sebagai penyuka otomotif dan penggiat touring jarak jauh—saya termasuk pengguna kendaraan bermotor jarak jauh.

Sampai saat artikel ini ditulis, saya sudah konsisten melakukan pencatatan ini selama 2 tahun lamanya pakai Excel. Makanya datanya banyak sekali sampai ribuan baris terkumpul seperti itu.

Tentu saja format yang Anda lihat pada tangkapan layar tersebut tidak semata-mata tersusun rapih seperti sedemikian rupa. Menjaga catatan rekaman ini apabila dilakukan secara manual pasti akan repot sekali, bukan? Sebagai seorang yang sudah terbiasa dengan penggunaan Excel, selama perjalanan saya membuat catatan ini saya terus melakukan fine-tuning dan memperbaharui logbook saya tersebut menyusun formula dan menyederhanakan template nya untuk mengurangi pengisian data-data secara manual sedapat mungkin. Jika Anda penasaran tentang bagaimana cara saya menyusunnya, silahkan kunjungi artikel saya tentang Cara Saya Menyusun Trip Logbook & Refuelling Prediction dengan Microsoft Excel. Saya tuliskan khusus pembahasan step-by-step yang menjelaskan teknis penyusunan dari Trip Logbook saya tersebut secara komprehensif.

Apa yang dapat kita ketahui dari logbook ini? Dari sini saya bisa memiliki panduan akurat dan personal dalam memaksimalkan performa kendaraan saya—dalam hal ini motor Honda BeAT yang sudah menemani petualangan saya kemana-mana sejak tahun 2017. Biar saya jelaskan:

1. Catatan perjalanan yang berisi data utama kita–tanggal dan waktu, lokasi, KM start dan KM finish, maupun riwayat pengisian BBM tersebut dicatat dalam trip log sebagai data entry utama kita. Jadi satu worksheet tersebut adalah penampung data utama yang sifatnya manual.
2. Lalu pada worksheet terpisah, gunakan dia sebagai tempat di mana data mentah tentang riwayat pengisian BBM ditarik kembali–pakai fungsi LOOKUP, kira-kira seperti ini.
   
   Yang kita perhatikan di sini adalah metrik-metrik penting seperti jumlah KM yang diperoleh sejak pengisian BBM terakhir sekian liter. Di dalam worksheet ini kita terapkan otomatisasi perhitungan mengenai performa aktual dari kendaraan yang digunakan sejak terakhir kita mengisi BBM sampai pengisian BBM yang kesekian kalinya.

   Anda tahu apa artinya ini? Yup, saya sengaja melakukan eksperimen dan sedikit mengambil resiko akan kemungkinan terjadinya mogok kehabisan BBM di tengah jalan demi mendapatkan angka performa aktualnya. Lalu kemudian setelah sampel datanya cukup membuat saya puas, dari sini saya tinggal analisis datanya untuk mendapatkan perkiraan angka konsumsi BBM per Liter, sehingga saya dapat mengetahui karakteristik dari performa kendaraan bermotor saya–yang nantinya bermanfaat buat perencanaan berkendara saya baik sehari-hari maupun jarak jauh.
3. Proses analisis data: setelah kita memiliki data yang cukup banyak dari riwayat penggunaannya, tentu saja kita bisa memperkirakan berapa konsumsi BBM per Liternya. Berikut saya contohkan–disini saya letakkan di worksheet terpisah yang saya beri nama "Fuel Statistics".
   
   
   
   Yup, saya sampai membuat analisis seperti ini menggunakan descriptive statistics–membuat histogram dan bell curve untuk mencari tahu kecenderungan tengah dari data-data rekaman performa kendaraan saya pada worksheet sebelumnya. Terkadang ada kalanya saya tidak berani mengambil resiko menghabiskan BBM (makanya ada beberapa data yang nilainya di bawah rata-rata), terkadang juga saya pernah tertegun bahwa penggunaan BBM saya malah melebihi angka yang sudah saya perkirakan. Makanya saya mengolah datanya pakai analisis statistik saja, alih-alih hanya berpatokan pada nilai rata-ratanya saja. Memang Anda mungkin memerlukan lebih banyak data yang diperlukan kalau Anda menggunakan cara seperti ini, karena penggunaan histogram dan bell curve yang proper memerlukan paling tidak sekitar 50 data terkumpul.
   Kemudian pertimbangan lain mengapa saya mencari tahu angkanya pakai descriptive statistics seperti ini adalah: karena seiring berjalannya waktu bisa saja efisiensi kendaraannya menurun–belum sempat dirawat, dipakainya terlalu "intens" (sering dibawa kencang, dsb), maupun faktor-faktor lainnya.
   Angka konsumsi BBM per Liter pada kendaraan yang Anda gunakan pada akhirnya tidak ada rumus pasti yang menyatakan berapa nilai eksaknya. Ketika record tersebut kita peroleh, kita mengukur performa aktualnya–ketika Anda bisa meluangkan waktu untuk sedikit mengambil resiko membuat BBM Anda "sekarat" di tengah jalan, dari situ nanti bisa ketahuan sebenarnya seberapa besar performa maksimalnya, lalu Anda catat.
   Nah, pada contoh tersebut, karena saya sudah tahu bahwa perkiraan konsumsi BBM per Liter pada motor kesayangan saya (si Honda BeAT eSP tahun 2017 tersebut) performanya paling sering mencapai angka 58–63 Km/Liter, makanya saya berani menggunakan angka rata-rata 58,9 Km/Liter sebagai acuan prediksi pada Trip Log Book dimasukkan ke perhitungan prediksi. Tapi jika Anda ingin menerapkan suatu "batas aman", ya Anda boleh-boleh saja mengurangi angkanya.

Manfaatnya?

Saya kini memiliki panduan yang akurat dan personal dalam memaksimalkan efisiensi kendaraan saya.

Dari Maintenance Log Book, saya bisa:

• Mengetahui riwayat perawatan historis kendaraan saya sudah pernah diperlakukan seperti apa saja, apa yang pernah dilakukan, kapan, di mana, ganti apa saja, dll
• Membuat prediksi kapan suatu item akan mengalami obsolence, bisa juga nanti membandingkan apakah benar klaim maker/dealer yang menyatakan periodik waktu penggantiannya, bisa juga saya manfaatkan untuk melacak barang terakhir tersebut kualitasnya seperti apa,
• dll

Dari Trip Log Book, saya bisa:

• Mengetahui estimasi dana yang saya perlukan ketika berkendara jarak jauh
• Mengukur jarak tempuh ketika akan menempuh rute baru–dengan benchmarking peta jika perlu
• Memantau performa kendaraan saya–di mana ketika ada kalanya saya menemukan bahwa ternyata BBM saya sudah mulai menunjukkan tanda-tanda memerlukan pengisian BBM lebih cepat daripada umumnya, tentu saja itu bisa terasa, bukan? Dari situ nanti bisa diselidiki lebih lanjut apa yang salah, apakah ada yang perlu ditangani, disetel ulang menjadi standar, dll.
• Membuat estimasi biaya pengeluaran maintenance juga secara aktual. Pada template Excelnya, Anda dapat saja menambahkan rincian biaya yang Anda keluarkan dalam rangka perawatan dan pengisian BBM harian tersebut, lalu integrasikan saja datanya ke dalam pembukuan keuangan Anda.

Jadi manfaatnya banyak sekali lebih dari sekedar mencatat saja.

Makanya saya enjoy membuat catatan dan menyempurnakan logbook.xlsx saya tersebut dan memperlakukannya seperti diary saya.

Setelah Anda membaca ini, Anda mungkin sudah mulai terbayang tentang cara baru dalam mengelola kendaraan Anda ketimbang hanya mengandalkan perkiraan kasar, ingatan, atau feeling saja. Mengapa tidak coba pakai Excel saja?